20250107 Roakwater | Algemene Voorwaarden v1.0

This document represents the Dutch version of the General Terms & Conditions. Should an English translation of this document be requested, Roakwater will provide a translation upon request. However, please note that the Dutch version shall remain the authoritative and binding version, particularly in cases of discrepancies, contradictions, or unclear terminology.

ALGEMENE VOORWAARDEN ROAKWATER

Deze voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen Roakwater en de Opdrachtgever, voor zover niet schriftelijk en uitdrukkelijk anders overeengekomen.

Artikel 1 – Definities

In deze voorwaarden hebben de volgende begrippen de volgende betekenis, tenzij anders vermeld:

  • Roakwater: KVK 97742007
  • Opdrachtgever: De wederpartij van Roakwater.
  • Overeenkomst: De tussen Roakwater en de Opdrachtgever gesloten dienstverleningsovereenkomst.
  • Mediabudget: Het door de Opdrachtgever voor mediacampagnes bestemde budget, dat als doorgeefkost wordt voldaan.
  • Technology fee: kosten voor het gebruik van technologische platforms die ten behoeve van opdracht worden ingezet. Zijnde licentiekosten of vaste kosten, nader bepaald in de offerte, overeenkomst of factuur.
  • Media Buying: Het inkopen en inplannen van media, waarbij uitvoering deels door externe partijen (mediahuizen, platformen) gebeurt.
  • Advies en onderzoek: Adviezen, strategieën en (kwantitatieve) onderzoeksrapporten die Roakwater op basis van door de Opdrachtgever aangeleverde gegevens verstrekt.
  • Risico’s: Alle risico’s en onvoorziene omstandigheden die tijdens de uitvoering van de dienstverlening kunnen ontstaan, waaronder vertragingen, fouten van derden en het niet opvolgen van de door Roakwater gegeven adviezen.
  • Meerwerk: alle werkzaamheden die buiten de oorspronkelijk overeengekomen scope vallen en uitsluitend op verzoek of met instemming van de Opdrachtgever worden uitgevoerd.
  • Vervanger: een door Roakwater aangewezen derde of medewerker met gelijkwaardige deskundigheid die (een deel van) de diensten uitvoert.

Artikel 2 – Algemeen

  1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding, offerte en overeenkomst, alsmede op opdrachten waarbij derden worden betrokken.
  2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze schriftelijk en uitdrukkelijk zijn overeengekomen.
  3. De voorwaarden van de Opdrachtgever worden nadrukkelijk afgewezen.
  4. Indien een bepaling nietig of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen zullen in dat geval in overleg treden om een vervangende bepaling overeen te komen die het oorspronkelijke doel zoveel mogelijk benadert.
  5. Prijzen worden periodiek herzien op basis van loon- en prijsontwikkelingen.
  6. Roakwater is gerechtigd deze Algemene Voorwaarden prospectief te wijzigen. De aangepaste versie wordt uiterlijk 30 dagen vóór inwerkingtreding per e-mail of via de website bekend-gemaakt en geldt uitsluitend voor toekomstige offertes en overeenkomsten die na die datum tot stand komen, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen. Indien de wijziging noodzakelijk is wegens dwingendrechtelijke wetgeving, heeft de Opdrachtgever het recht de overeenkomst kosteloos op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn van 30 dagen.

Artikel 3 – Aanbiedingen en Offertes

  1. Alle aanbiedingen en offertes van Roakwater zijn vrijblijvend, tenzij een aanvaardingstermijn expliciet is vermeld.
  2. Offertes zijn 14 dagen geldig, tenzij anders aangegeven. Een offerte wordt pas bindend na schriftelijke bevestiging van de Opdrachtgever binnen deze termijn.
  3. Alle vermelde prijzen zijn exclusief BTW, heffingen en bijkomende kosten (bijvoorbeeld verzend- en administratiekosten).
  4. Indien de aanvaarding afwijkt van de in de offerte opgenomen specificaties, ontstaat er geen overeenkomst, tenzij Roakwater schriftelijk anders bepaalt.
  5. Offertes gelden niet automatisch voor toekomstige opdrachten.

Artikel 4 – Uitvoering van de Overeenkomst

  1. Roakwater zal de overeenkomst naar beste inzicht en volgens de eisen van goed vakmanschap uitvoeren, gebaseerd op de op dat moment beschikbare kennis.
  2. Roakwater behoudt zich het recht voor bepaalde werkzaamheden (deels) door derden te laten uitvoeren. Voor handelingen van derden is Roakwater niet aansprakelijk.
  3. De Opdrachtgever dient alle benodigde gegevens tijdig en volledig aan te leveren. Bij vertraging is Roakwater gerechtigd de uitvoering op te schorten en extra kosten door te berekenen.
  4. Adviezen en onderzoeksrapporten zijn gebaseerd op door de Opdrachtgever aangeleverde gegevens. Als deze niet worden opgevolgd of verkeerd worden geïnterpreteerd, is Roakwater niet aansprakelijk voor de gevolgen.
  5. Bij fasering van de opdracht behoudt Roakwater het recht de uitvoering van volgende fasen op te schorten tot de resultaten van de voorgaande fase schriftelijk zijn goedgekeurd.
  6. Indien werkzaamheden op de locatie van de Opdrachtgever worden uitgevoerd, dient de Opdrachtgever te zorgen voor de noodzakelijke faciliteiten.
  7. Vervanging & uitsluiting artikelen 7:404, 7:407 lid 2 en 7:409 BW Roakwater bepaalt zelfstandig door wie de diensten worden uitgevoerd en mag te allen tijde een vervanger inzetten. De genoemde wetsartikelen zijn uitdrukkelijk uitgesloten. Roakwater ziet erop toe dat ingeschakelde derden beschikken over een gelijkwaardig deskundigheids- en kwaliteitsniveau en blijft aanspreekpunt en hoofdaannemer voor de Opdrachtgever. Roakwater blijft eindverantwoordelijk voor kwaliteit en eindresultaat, ook bij vervanging. 

Artikel 5 – Wijziging van de Overeenkomst

  1. Indien tijdens de uitvoering blijkt dat een wijziging of aanvulling noodzakelijk is voor een behoorlijke uitvoering, treden partijen tijdig in overleg.
  2. Wijzigingen kunnen leiden tot aanpassing van de uitvoeringstermijn en/of de kosten. Roakwater zal de Opdrachtgever vooraf informeren over eventuele meerkosten.
  3. Wijzigingen als gevolg van externe omstandigheden (bijvoorbeeld stijgende mediakosten of veranderingen bij derden) leiden tot een herziening van het honorarium en/of de projectplanning.
  4. Procedure Meerwerk
    1. Roakwater meldt schriftelijk wanneer een verzoek van de Opdrachtgever meerwerk oplevert.
    2. Indien de Opdrachtgever niet binnen tien (10) werkdagen bezwaar maakt, geldt het meerwerk als geaccepteerd, op basis van een door Roakwater verstrekte schriftelijke aankondiging mét specificatie.
    3. Meerwerk wordt gefactureerd op basis van de op dat moment geldende (uur- of fee-)tarieven. Eventuele termijnen worden proportioneel verlengd.
    4. Roakwater verstrekt voorafgaand aan de uitvoering van het meerwerk een schriftelijke kosten- en tijdsinschatting en start pas na expliciete (digitale) akkoordverklaring.

Artikel 6 – Contractduur en Uitvoeringstermijn

  1. Indien partijen geen vaste looptijd overeenkomen, wordt de overeenkomst aangegaan voor onbepaalde tijd.
  2. Beide partijen kunnen de overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van drie (3) maanden, waarbij de Opdrachtgever Roakwater redelijkerwijs vergoedt voor: (i) reeds verrichte maar nog niet gefactureerde werkzaamheden en (ii) aantoonbare, niet-opzegbare verplichtingen die Roakwater vóór de opzegging is aangegaan.

Artikel 7 – Honorarium, Inkoop en Technologie

  1. Honorarium:
    1. Partijen kunnen een vast honorarium overeenkomen.
    2. Indien geen vast bedrag is overeengekomen, wordt het honorarium berekend op basis van werkelijk bestede uren volgens de geldende uurtarieven van Roakwater.
    3. Roakwater past het honorarium slechts aan indien de afwijking in werkzaamheden meer dan 10% bedraagt en zal dit met argumentatie onderbouwen.
  2. Media Budget:
    1. Het mediabudget omvat alle kosten voor de inkoop van mediacampagnes en wordt door de Opdrachtgever voldaan als onderdeel van het totaalbedrag. Roakwater factureert het mediabudget als één geheel, voordat Roakwater een betaalverplichting met leverancier aangaat, in basis zonder een uitsplitsing van de individuele kostencomponenten om flexibilteit en maximale efficiency te behouden in projectresultaten. Roakwater behoudt zich het recht voor om bij de uitvoering van de inkoopactiviteiten de geldende prijsbepalende factoren in acht te nemen.
    2. Op verzoek van de Opdrachtgever verstrekt Roakwater na afronding van een campagne een specificatie van de via derden gemaakte mediakosten, mits en voor zover deze specificatie door de betrokken media-exploitanten mag worden vrijgegeven.
    3. Eventuele prijswijzigingen, minder- en meerkosten worden doorberekend aan Opdrachtgever, zo snel als mogelijk.
  3. Technology fee:
    1. Voor de uitvoer van opdrachten is in een aantal gevallen betaalde technologie / systemen benodigd. Dit kan onder andere, maar niet uitsluitend, zijn: DSP of media tooling, data systemen, creatieve systemen (Canva e.d.) en andere technologie. Deze zullen in offertes en/of overeenkomsten worden benoemd.
    2. Roakwater brengt voor het gebruik van technologische systemen een handling- en servicefee van 10% in rekening, tenzij in de offerte anders overeengekomen. De betrokken systemen worden vooraf gespecificeerd in de offerte of overeenkomst.

Artikel 8 – Betaling

  1. Betaling dient plaats te vinden binnen 21 dagen na factuurdatum, op de door Roakwater aangegeven wijze en in de opgegeven valuta.
  2. Bij betaling na 21 dagen is de Opdrachtgever automatisch in verzuim. Vanaf dat moment is de Opdrachtgever een rente van 5% per maand verschuldigd (of de wettelijke rente indien hoger).
  3. Bij liquidatie, faillissement, beslag of surseance van betaling wordt het volledige openstaande bedrag direct opeisbaar.
  4. Tussentijdse betalingen worden eerst verrekend met bijkomende kosten, vervolgens met rente en ten slotte met de hoofdsom.
  5. Vooruitbetaling en zekerheid: Indien de solvabiliteit van de Opdrachtgever daartoe aanleiding geeft, mag Roakwater (gedeeltelijke) vooruitbetaling of aanvullende zekerheid verlangen. Bij uitblijven daarvan mag Roakwater haar verplichtingen opschorten.
  6. Incassokosten: bij transacties met consumenten worden de buitengerechtelijke kosten berekend overeenkomstig het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK). Bij zakelijke Opdrachtgevers bedragen de incassokosten 15 % van de hoofdsom met een minimum van € 150. Een afzonderlijke administratie-fee wordt niet berekend.

Artikel 9 – Eigendomsvoorbehoud

  1. Alle door Roakwater geleverde zaken (inclusief ontwerpen, schetsen, tekeningen, rapporten, software, bestanden, etc.) blijven eigendom van Roakwater tot volledige nakoming van alle verplichtingen door de Opdrachtgever.
  2. De Opdrachtgever mag deze zaken niet verpanden of bezwaren.
  3. Indien derden beslag leggen op de geleverde zaken, dient de Opdrachtgever Roakwater onverwijld op de hoogte te stellen.
  4. De Opdrachtgever is verplicht de geleverde zaken te verzekeren tegen risico’s zoals brand, waterschade, diefstal en andere relevante schade.

Artikel 10 – Exclusiviteit

  1. De Opdrachtgever verleent voor de duur van de overeenkomst het exclusieve recht aan Roakwater om de overeengekomen opdracht uit te voeren, behoudens schriftelijke afwijkingen. De exclusiviteit geldt niet voor alle marketing activiteiten, tenzij anders overeen gekomen.

Artikel 11 – Klachten en Onderzoek

  1. Klachten over de verrichte werkzaamheden dienen binnen 30 dagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen 60 dagen na voltooiing schriftelijk te worden gemeld aan Roakwater. Bij te late melding vervallen de rechten, tenzij Roakwater hierdoor aantoonbaar wordt benadeeld in haar verweer. 
  2. De klacht dient een gedetailleerde omschrijving van de tekortkoming te bevatten.
  3. Indien de klacht gegrond blijkt, zal Roakwater de werkzaamheden opnieuw verrichten, tenzij de uitvoering voor de Opdrachtgever aantoonbaar zinloos is geworden.
  4. Indien heruitvoering niet mogelijk of zinvol is, is de aansprakelijkheid van Roakwater beperkt conform Artikel 16.

Artikel 12 – Opzegging en Definitieve Overeenkomst

  1. Een ondertekende opdracht vormt een definitieve en bindende overeenkomst.
  2. Beide partijen kunnen de overeenkomst slechts opzeggen conform de bepalingen van deze voorwaarden. Opdrachten kunnen schriftelijk worden opgezegd conform de opzegtermijn van artikel 6. Bij opzegging vóór volledige uitvoering vergoedt de Opdrachtgever de gemaakte uren en reeds aangegane verplichtingen.

Artikel 13 – Opschorting en Ontbinding

  1. Roakwater is gerechtigd de uitvoering van de overeenkomst op te schorten of de overeenkomst te ontbinden indien:
    • De Opdrachtgever zijn contractuele verplichtingen geheel of gedeeltelijk niet nakomt.
    • Na het sluiten van de overeenkomst omstandigheden bekend worden waardoor te vrezen valt dat de Opdrachtgever zijn verplichtingen niet zal nakomen.
    • De door de Opdrachtgever gestelde zekerheid voor nakoming uitblijft of onvoldoende is.
  2. Bij ontbinding: Roakwater is in dat geval gerechtigd het volledige openstaande bedrag direct op te eisen. Roakwater behoudt zich te allen tijde het recht voor om schadevergoeding te vorderen.

Artikel 14 – Teruggave van Ter Beschikking Gestelde Zaken

  1. Zaken die door Roakwater ter beschikking worden gesteld, dienen door de Opdrachtgever binnen 14 dagen in oorspronkelijke staat en vrij van gebreken te worden geretourneerd.
  2. Bij nalatigheid is de Opdrachtgever aansprakelijk voor alle kosten en schade die voortvloeien uit een niet-tijdige of onvolledige teruggave.

Artikel 15 – Aansprakelijkheid en Risico’s

  1. Roakwater levert adviezen, strategieën, mediacampagnes en onderzoeksrapporten op basis van door de Opdrachtgever aangeleverde gegevens. Het niet opvolgen of verkeerd interpreteren van deze adviezen sluit de aansprakelijkheid van Roakwater grotendeels uit.
  2. Roakwater is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van fouten in externe gegevens, storingen of tekortkomingen van derden (zoals mediahuizen, platformen of externe leveranciers) waarop Roakwater geen invloed heeft.
  3. Roakwater is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade of bedrijfsschade.
  4. Indien Roakwater alsnog aansprakelijk wordt gesteld, is deze beperkt tot maximaal het factuurbedrag van de laatste 12 maanden, met een maximum van €5.000,-. Kosten voor mediabudgetten tellen hier niet mee.
  5. Vervaltermijn claims: alle vorderingsrechten of andere bevoegdheden vervallen zes maanden nadat de Opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan daarvan.
  6. Schadeclaims dienen binnen 30 dagen na het ontstaan van de schade schriftelijk te worden gemeld; anders vervalt elke aanspraak.

Artikel 16 – Vrijwaringen

  1. De Opdrachtgever vrijwaart Roakwater tegen alle aanspraken van derden met betrekking tot inbreuken op intellectuele eigendomsrechten of andere rechten, die voortvloeien uit door de Opdrachtgever verstrekte materialen of gegevens.
  2. Indien de Opdrachtgever informatiedragers, elektronische bestanden of software aanlevert, garandeert hij dat deze vrij zijn van virussen en defecten.

Artikel 17 – Risico-overgang

  1. Het risico van verlies of beschadiging van de door Roakwater geleverde zaken gaat over op de Opdrachtgever op het moment dat deze zaken aan hem juridisch en feitelijk worden geleverd of in zijn macht komen.

Artikel 18 – Overmacht

  1. Partijen zijn niet gehouden tot het nakomen van verplichtingen indien zij daartoe gehinderd worden door een omstandigheid buiten hun invloed (overmacht), waaronder werkstakingen, storingen bij externe partijen of wijzigingen in regelgeving.
  2. Tijdens een overmachtsituatie mogen de contractuele verplichtingen worden opgeschort. Indien de overmacht langer dan twee maanden duurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst te ontbinden.
  3. Roakwater is gerechtigd om het reeds verrichte gedeelte van de werkzaamheden separaat in rekening te brengen.
  4. Opschorting bij overmacht: Roakwater mag de nakoming van al haar verplichtingen opschorten zolang de overmachtsituatie voortduurt.

Artikel 19 – Geheimhouding

  1. Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar of uit andere bron verkrijgen.
  2. Vertrouwelijke informatie omvat alle informatie die als zodanig is aangemerkt of waarvan de vertrouwelijkheid voortvloeit uit de aard van de informatie.
  3. Indien Roakwater op grond van een wettelijke bepaling of rechterlijke uitspraak verplicht is vertrouwelijke informatie te verstrekken, is Roakwater niet gehouden tot schadevergoeding of ontbinding van de overeenkomst.
  4. Negatieve publiciteit: Partijen zullen zich onthouden van negatieve (social-)media-uitlatingen die de reputatie van de andere partij kunnen schaden, behoudens wettelijke plicht of rechterlijk bevel.

Artikel 20 – Intellectuele Eigendom en Auteursrechten

  1. Alle door Roakwater verstrekte documenten, rapporten, adviezen, ontwerpen, software en overige stukken zijn uitsluitend bestemd voor intern gebruik door de Opdrachtgever en mogen niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Roakwater worden verveelvoudigd, openbaar gemaakt of ter kennis van derden gebracht, behoudens hetgeen noodzakelijk is voor een normale bedrijfsuitoefening.
  2. De Opdrachtgever verkrijgt na volledige betaling een niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie om de opgeleverde werken binnen de eigen onderneming en haar groepsvennootschappen te gebruiken. Roakwater mag kennis die tijdens de samenwerking is opgedaan gebruiken voor andere projecten, mits er geen vertrouwelijke informatie wordt gedeeld.
  3. Roakwater behoudt het recht op hergebruik van generieke modellen, formats en methodes die worden ontwikkeld.

Artikel 20a – Gebruik en bescherming van digitale producten

  1. Digitale producten van Roakwater (zoals templates, dashboards, analysetools, automatiseringen, prompts of andere digitale formats) blijven volledig eigendom van Roakwater. De Opdrachtgever verkrijgt na volledige betaling enkel een niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie voor gebruik binnen de eigen onderneming, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.
  2. Het is de Opdrachtgever niet toegestaan om:
    1. digitale producten of onderdelen daarvan te kopiëren, na te bouwen of aan te passen voor (her)gebruik buiten de eigen organisatie;
    2. op basis van het idee, de structuur, de werking of de visuele opbouw van het product een gelijkwaardig of concurrerend product te (laten) ontwikkelen;
    3. het product geheel of gedeeltelijk te distribueren, verkopen of open te stellen aan derden;
    4. reverse engineering of afgeleide werken te maken, ook niet voor intern gebruik;
    5. de producten in te zetten voor commerciële dienstverlening aan derden zonder expliciete, schriftelijke licentie van Roakwater.
  3. Elke schending van dit artikel geldt als een ernstige contractbreuk. Roakwater behoudt zich het recht voor om in dat geval onmiddellijke ontbinding van de overeenkomst te vorderen, schadevergoeding te eisen en juridische stappen te ondernemen.

Artikel 21 – Monsters en Modellen

  1. Gegeven monsters of modellen worden uitsluitend ter indicatie verstrekt, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen dat het geleverde product daarmee overeenstemt.
  2. Bij opdrachten betreffende onroerende zaken gelden de getoonde afmetingen als indicatief, zonder dat het geleverde product hiertoe gehouden is.

Artikel 22 – Niet-Overname van Personeel

  1. De Opdrachtgever zal gedurende de looptijd van de overeenkomst en één jaar na beëindiging geen medewerkers van Roakwater (of van derden die Roakwater bij de uitvoering heeft betrokken) in dienst nemen of op een andere wijze direct inzetten, tenzij na voorafgaand goed zakelijk overleg.
  2. Bij overtreding verbeurt de Opdrachtgever een direct opeisbare boete gelijk aan het bruto jaarsalaris van de betrokken medewerker met een minimum van € 25.000, onverminderd het recht van Roakwater op aanvullende schadevergoeding..

Artikel 23 – Geschillen

  1. Geschillen voortvloeiend uit of in verband met deze overeenkomst worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in de vestigingsplaats van Roakwater (Haarlemmermeer of Haarlem), tenzij de kantonrechter bevoegd is.
  2. Partijen verplichten zich om, alvorens een rechtsgang te starten, in goed overleg tot een oplossing te komen.

Artikel 24 – Toepasselijk Recht

  1. Op elke overeenkomst tussen Roakwater en de Opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.

Artikel 25 – Wijziging, Uitleg en Vindplaats van de Voorwaarden

  1. De Nederlandse tekst van deze voorwaarden is bepalend.
  2. Van toepassing is altijd de laatst gedeponeerde versie of de versie die gold op het moment van totstandkoming van de overeenkomst.

Artikel 26 – Data en Privacy

  1. Indien Roakwater data ontvangt van de Opdrachtgever, wordt deze uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van de overeenkomst en in overeenstemming met de geldende privacywetgeving.
  2. Voor de verwerking van persoonsgegevens sluiten partijen, indien van toepassing bij structurele of gevoelige gegevensverwerking, een afzonderlijke verwerkersovereenkomst. 
  3. Niet-persoonsgebonden data wordt conform de overeengekomen voorwaarden gedeeld en verwerkt.

Artikel 27 – Overdracht van rechten en verplichtingen

  1. Partijen kunnen hun rechten en verplichtingen zonder voorafgaande toestemming overdragen aan een met hen gelieerde groepsmaatschappij, mits de andere partij hiervan schriftelijk in kennis wordt gesteld.
  2. Partijen mogen rechten of verplichtingen uit de Overeenkomst niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij overdragen; toestemming wordt niet zonder redelijke grond geweigerd.